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把客户的询问变成一份报价单

我们跑过

适合谁: 接单做印刷、装修、活动、批发这类生意，常常要报价的老板
你会得到: 一份报价单：项目、单价、数量、小计和总数，价钱表没有的、数量凑整的和没讲清楚的都列出来要你确认，再加一段发给客户的短讯草稿
工具: Codex、Claude、ChatGPT
时间 / 费用: 大约 15 分钟 · 用你现有的订阅；需要还有额度，用 API 或超出额度可能另外收费
难度: 入门
最后测试: 2026-10-16

开始前准备

你需要：一份现在的价钱表（项目、单位、价钱，最好写清楚含不含 SST 和运费），客户的询问讯息（名字、电话和地址先删掉），一个 AI 聊天工具（Claude、ChatGPT 或 Codex，免费版一般可以，看额度），还有计算器。

步骤

把价钱表整理好，一行一项：项目 / 单位 / 价钱。含不含 SST、运费或安装费，都写在价钱表里。
复制客户的讯息，先删掉名字、电话和地址。
打开 Claude（claude.ai）、ChatGPT 或 Codex，开一个新对话。复制下面的 prompt，把三个 {} 换成价钱表、客户讯息和报价有效天数，整段贴进去。
拿计算器按一次它写的算式，看总数对不对。
看“需要确认”：价钱表没有的项目、凑整的数量、SST 和运费、它自己先假设的东西。每一项你决定好，再跟它说：“请按我的决定更新报价单和短讯，总数不再写暂计。”
报价单和短讯都对过了，才由你自己发给客户。

Prompt

直接复制，贴给你的 AI

帮我把这个客户询问变成一份报价单。先给我看，我自己发给客户。

我的价钱表（项目 / 单位 / 价钱）：
{贴上价钱表}

客户的询问：
{贴上客户的讯息，名字、电话和地址先删掉}

报价有效：{例如 7 天}

要求：
1. 用表格列出：项目、单位、单价、数量、小计，最后是总数。
2. 价钱只能用价钱表的，不能改。客户要的东西如果价钱表没有，就列在“需要确认”，不要自己定价，也不要算进总数。
3. 客户要的数量不是单位的整数倍（例如要 250 张，单位是 100 张），就往上凑整报价，并列进“需要确认”，写清楚多算了多少。
4. 客户没讲清楚的尺寸、款式、单面还是双面，先按最接近的项目报价。每一个你先假设的地方，都要分开列进“需要确认”。
5. 价钱表没写清楚含不含 SST、运费或安装费，就列在“需要确认”，不要猜金额，也不要当作已经包含。这些还没确认之前，总数要注明是暂计。
6. 写清楚报价有效几天。
7. 把总数的算式写成一行。如果你能跑代码，再用代码算一次，跟我说结果一不一样。
8. 另外写一段可以发给客户的 WhatsApp 短讯，120 字以内：讲总数和有效期，再问客户“需要确认”里要他回答的问题。不要加优惠或承诺。
9. 全部内容用短句，不要用分号（；）。
10. 直接在对话里输出全部内容，顺序是：报价表、需要确认、算式、WhatsApp 短讯。如果你可以建立文件，再另存一份 quote.md。

我们测试的结果

## 报价表

报价有效期：7天。

| 项目 | 单位 | 单价 | 数量 | 小计 |
|---|---|---:|---:|---:|
| A4传单印刷（彩色，双面） | 100张 | RM70 | 5组（500张） | RM350 |
| 名片印刷（单面） | 100张 | RM35 | 3组（300张） | RM105 |
| 易拉宝X展架（含印刷） | 1个 | RM120 | 1个 | RM120 |
| 设计费（传单） | 1份 | RM80 | 1份 | RM80 |
| **总数（暂计）** | — | — | — | **RM655** |

## 需要确认

1. 传单尺寸未说明。先按A4报价，请客户确认。
2. 名片未说明单面或双面。先按单面报价，请客户确认。
3. 名片要250张。按100张一组向上凑至300张，多计50张。请客户确认。
4. 易拉宝款式未说明。先按价钱表的X展架报价，请客户确认款式。
5. 展架尺寸未说明，价钱表也未列尺寸。请客户提供尺寸，再确认RM120的项目是否适用。
6. T恤约30件。价钱表没有此项目，承接与价格待确认，未计入暂计总数。
7. SST是否包含待报价方确认。未另计金额，也未视为已包含。
8. 运费是否包含待报价方确认。未另计金额，也未视为已包含。
9. 安装费是否包含待报价方确认。未另计金额，也未视为已包含。

## 算式

RM70 × 5 + RM35 × 3 + RM120 × 1 + RM80 × 1 = RM655（暂计）。

Python复算结果：RM655，与上面的算式一致。

## WhatsApp短讯

报价暂计RM655，有效7天。请确认传单用A4、名片用单面及按300张报价（多50张）、展架用X款。展架要什么尺寸？T恤30件另待报价。SST、运费和安装费待确认。

测试用的是一家虚构印刷店的价钱表。总数 RM655 对，名片 250 张凑成 300 张有讲清楚，传单尺寸、名片单双面和展架款式都列出来要确认，价钱表没有的 T 恤没有自己定价，SST 和运费没写就注明总数是暂计。

容易出错的地方

AI 会顺手帮价钱表没有的东西定价。看到你没写过的价钱，一律删掉，放进需要确认。
数量不是单位的整数倍（例如 250 张，单位是 100 张），它会凑成 300 张来算。先问客户要不要多印，或者改用你自己的价钱。
含不含 SST、运费、安装费，AI 不会知道。价钱表上没写，报价单就会漏掉。
客户讲得模糊（例如“一个易拉宝”），它会先挑最像的项目。检查这些有没有列进需要确认，先问清楚客户再报。
客户名字、电话、地址不要贴进去。报价单上要的话，最后自己加。

这是我们自己的用例，自己测试过。